Имеют ли юридическую силу документы с ЭЦП?
«Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу.»
ч. 2 ст. 19 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
«Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного текстового документа, включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ)…, которые подписаны сторонами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств…, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан сторонами по договору (… электронная цифровая подпись…)…»
ч.1 п. 2 ст. 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь
«Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа.»
– ч.1 п. 7 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 N 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»
«Документы и (или) информация в электронной форме могут быть представлены (… в налоговый орган…) плательщиком в виде электронного документа.»
– п. 3 ст. 27 Налогового кодекса Республики Беларусь
Электронный документооборот урегулирован законодательством. Поэтому электронные документы, подписанные с использованием ЭЦП, по юридической силе приравниваются к документам на бумаге, скрепленным подписями сторон.
Примут ли проверяющие органы документы в электронном виде?
«Контролирующие (надзорные) органы и проверяющие в пределах своей компетенции вправе в рамках вопросов, подлежащих проверке, требовать и получать необходимые для проверки документы (их копии), в том числе в электронном виде.»
– абз. 4 п. 4 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 N 510
«Документы и (или) информация в электронной форме могут быть представлены (… в налоговый орган…) плательщиком в виде электронного документа.»
– п. 3 ст. 27 Налогового кодекса Республики Беларусь
Так как электронные документы, подписанные с использованием ЭЦП, по юридической силе приравниваются к документам на бумаге, скрепленным подписями сторон, то принимаются проверяющими органами на тех же условиях, что и документы в бумажном виде.
Кто может подписывать документы ЭЦП?
Электронная цифровая подпись, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, является аналогом собственноручной подписи.
– ч. 5 ст. 23 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
«Электронная цифровая подпись, владельцем личного ключа которой является организация, может применяться:
– ч. 6 ст. 23 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
в качестве аналога оттиска печати организации;
совместно с электронной цифровой подписью, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, если информация о полномочиях этого физического лица, предоставленных ему от имени этой организации, не содержится в атрибутном сертификате;
для создания и (или) подписания электронных документов посредством автоматизированных информационных систем без участия физического лица;
в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.»
Таким образом на электронные документы переносится практика ведения традиционного делопроизводства. То есть должностное лицо подписывает документы своим личным ключом ЭЦП.
Для того чтобы подписывать электронные документы у лица, которому выдан личный ключ ЭЦП, должны быть полномочия на подписание этих документов.
Пример: Если личный ключ ЭЦП есть только у главного бухгалтера, можно выдать ему доверенность. Если личный ключ только у директора, документы подписывает директор своим ключом.
Надо ли печатать электронные документы?
«Оригинал электронного документа существует только в электронном виде.»
– ч. 1 ст. 19 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
У организации отсутствует необходимость в печати электронных документов.
Какие требования предъявляются к форме электронных документов?
«Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной.
– ст. 17 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа.
Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Особенная часть электронного документа может содержать штамп времени, а также дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.»
Таким образом, электронный документ должен состоять из двух неотъемлемых частей — общей и особенной. Общая часть электронного документа представляет собой непосредственно содержание документа. Иначе говоря, это видимая часть документа. Особенная часть — это одна или несколько ЭЦП.
Источник: Podpis.by